Målanalys – vikten av tydliga mål och hur de bör definieras

Det är inte alltid som projektledare, beställare och projektmedlemmar är medvetna om vilka mål som gäller för ett projekt och det händer ofta att de definieras olika. Här reder vår konsult Rolf Westman ut begreppen och berättar om vikten av en målanalys. 

Ett projekt startas av någon anledning, och om beställaren varit noggrann har han utifrån det behov som identifierats, gjort en målanalys som bör kunna ge svar på:

• Vad beställaren på sikt vill uppnå med projektet
• Hur beställaren vill att situationen ser ut efter att projektet är avslutat
• Vad är det för produkter/tjänster/resultat som projektet skall leverera

TIPS: Ta så fort som möjligt reda på målen, och gör dem synliga. Sätt upp dem bredvid projektplanen där alla kan se dem.

Det finns olika sätt att definiera mål. Oftast skiljer man på effektmål och resultatmål.
Effektmålen skall svara på frågan varför projektet genomförs och beskriva effekterna på kort och lång sikt. Effekterna kan vara både direkta och indirekta.

Resultatmålen beskrivs som resultatet av de aktiviteter som genomförs i projektet.

I definitionen här nedan är effektmålen uppdelat på övergripande mål och projektmål.

MÅLNIVÅER

Övergripande mål (Goal/Overall Objective):
Högsta målnivån, ett övergripande mål som anger färdriktningen på sikt. Vilken förändring har skett som en följd av projektet. Detta mål uppnås kanske inte förrän flera år efter att projektet avslutats. Det kan dessutom vara flera projekt som tillsammans leder till uppfyllelse av de övergripande målen.

Projektmål (Purpose)
Projektmålet är anledningen till att projektet genomförs. Målet beskriver den situation som förväntas råda om projektet levererar förväntat resultat. Detta mål förväntas vara uppfyllt inom en rimlig tid efter att projektet avslutats.

Resultatmål (Output)
Resultatmålen är de direkta resultaten av de aktiviteter som genomförs inom projektet. Resultatmålen skall vara uppfyllda innan projektet avslutas.

De tre målnivåerna skiljer sig åt, med avseende på när de skall vara uppfyllda och möjligheten för projektet att påverka uppfyllelsen av målen.

Det är viktigt att säkerställa att resultatmålen är relevanta för att projektmål och övergripande mål skall kunna uppfyllas. Måluppfyllelse på de lägre nivåerna krävs för att nå måluppfyllelse på de högre nivåerna.

Aktiviteter är inte projektets mål, de är medel för att uppnå målen.

Vad händer om man inte gör sin målanalys
Projektet är avslutat, alla är nöjda med resultatet. Men vad händer sen, har projektet bidragit till att företagets mål uppfyllts? Kan det vara så illa att man inte har en aning om det finns någon koppling mellan projektet och företagets mål eller om projektet har bidragit till dem? Eller i värsta fall, projektet har varit onödigt eller felriktat.

Det är viktigt att alla i projektet är medvetna om vilka långsiktiga mål som projektet skall bidra till.

Av: Rolf Westman