De 5 största skälen till att tidsplaner spricker

…och vad kan du göra åt det?

1: Brister i personligt åtagande och ovana att planera

Ibland infinner sig en kultur där det är ok att vara sen, att underskatta sina insatser för sina aktiviteter, att överarbeta ett resultat. Ingen sätter, av olika skäl, tydliga gränser för vad som är tillräckligt bra eller hur länge man kan arbeta på ett resultat.

I lyckade projekt finns ofta en kultur av ett personligt åtagande i alla led. Man flaggar tidigt om man inte hinner eller behöver hjälp och man är tydlig med vad man kan klara och under vilka förutsättningar. Planering och estimering görs tillsammans för att räkna nödvändiga insatser från olika håll.

Tips på hur du löser problemen:

• Etablera träning i personlig planering.
• Skapa en positiv kultur där det är professionellt och uppskattat att kunna planera sitt arbete tre – fyra veckor framåt. Se också till att planerna aktivt efterfrågas och används av ledning.
• Återkoppla planeringen med faktiskt utfall.
• Dra lärdomar. Skapa generella gemensamma nyckeltal för vad vanliga aktiviteter brukar ta i timmar eller dagar.
• Ta fram fördelningar på hur olika faser fördelar sig med tanke på arbetssinsatser. Fördelningar och nyckeltal kan användas av alla för kontroll och jämförelse.

2: Brister i ledning, uppföljning och kommunikation

En otydlig projektorganisation med oklara roller, ansvarsområden och mål skapar osäkerhet i vad projektet ska leverera och under vilka förutsättningar. Ibland saknas nödvändiga ansvarsområden vilket riskerar att arbetet inte görs i tid eller görs på flera ställen samtidigt men på olika sätt. En tydlig, genomtänkt projektorganisation med roller, grupper, mål och villkor, skapar rätt förutsättningar för en effektiv ledning, uppföljning och kommunikation.

Tips på hur du löser problemen:

• Fundera tidigt ut vilka nödvändiga roller och ansvarsområden som behövs för projektets hela livscykel.
• Tydliggör alla rollers ansvar och befogenheter. Har alla förstått sin roll och sitt bidrag?
• Stäm av alla gränssnitt och förväntningar med personerna som ska axla rollerna.
• Ta fram mål och leveranser tillsammans och försök att så tidigt som möjligt beskriva dem så tydligt det går. Vilka delar ingår när? Vem ansvarar för leveranser?
• Skapa en bra kommunikation kring plan, organisation, beslut och leveranser, så att hela projektet hela tiden kan ta del av vad som händer.
• Följ upp alla beslut och förändringar.

3: Brister i metodik, verktyg och produktarkitektur

Projektarbete kan utföras med många olika metoder och med olika typer av verktygsstöd. Inget eller fel val av metodik kan ofta skapa onödigt arbete. Otydligt eller illa vald produktarkitektur och hur den byggs upp kan också bidra negativt och generera onödigt merarbete.

Tips på hur du löser problemen:

• Sök upp eller efterfråga tidigare erfarenheter tidigt kring metodik, verktyg och produktarkitektur.
• Vad har andra gjort och lärt sig? Undvik att projektet gör om samma misstag.
• Anpassa metodik och verktyg så att de stödjer projektet.
• Utse vilka som äger verktyg och metoder.

4: Underskattad komplexitet eller kunskaps- och erfarenhetsbrist

Nyutveckling av produkter med ny teknik kan ofta generera mycket mer arbete om projektgruppen saknar tidigare kunskaper eller erfarenheter av att arbeta med den valda tekniken. Att underskatta komplexiteten i projekt bidrar ofta till mycket merarbete och utredningsarbete vid problem.

Tips på hur du löser problemen:

• Eftersträva att tidigt engagera personer med erfarenhet och kunskap om den teknik som ska användas.
• Utvärdera flera olika alternativ på lösningar, innan beslut om den lösning projektet ska använda tas.
• Använd demos och prototyper för att tidigt fånga viktiga krav och funktioner med slutanvändare.
• Se till att hela projektet får en tillräcklig grundutbildning och stöd i det som är nytt i projektet.
• Anlita expertis för att ta hjälp vid eventuella problem.

5: Okontrollerade ändringar

Alla projekt behöver kunna ändra i sina leveranser, t.ex. för att rätta fel eller leverera ny funktionalitet. Under vissa faser i projektet kan det genomströmmas av många parallella ändringar som ofta också påverkar varandra eller har beroenden. En vanlig stor kostnadsdrivare i projekt är okontrollerade (och okända) ändringar. Då ofta sent i projektet.

Tips på hur du löser problemen:

• Ta kontroll över projektets förändringar.
• Inför CM – Configuration Management för kontroll över produktstrukturer, releaser, frysningar, baselines.
• Etablera en kanal för ändringar.
• Gör analys innan ändringar beslutas och införs.
• Genomför granskningar av alla releaser/versioner innan release, så att allt finns med och har rätt status.
• Informera alla om vad releaserna innehåller och inte innehåller.

Av: Åke Holmberg

Läs om hur vi arbetar med produktionsutveckling